PRIVACY NOTICE FOR EMPLOYEES
ДЕКЛАРАЦИЯ ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ ЗА СЛУЖИТЕЛИ

FastKlean Ltd is a “data controller”. This means that we are responsible for deciding how we hold and use personal information about you.
(FastKlean Ltd е “управляващ информация”. Това означава, че ние сме отговорни за съхраняването на информация относно вас.)

FastKlean Ltd (“The Company”) collects, stores and processes personal data relating to its employees, contractors and service providers in order to manage the employment and contractual relationship.
(FastKlean Ltd (“Компанията”) събира, съхранява и обработва лична информация относно служителите, изпълнителите и доставчици на услуги с оглед управление на наемните и договорни отношения.)

This privacy notice sets down how the Company collects and uses personal information about you during and after your working relationship with us.
(Тези условия за поверителност обуславят как Компанията събира и използва Ваши данни по време и след отношенията Ви с нас.)

This privacy notice applies to current and former employees, workers, contractors and service providers. This notice does not form part of a contract of employment or any contract to provide services and may be updated at any time.
(Тези условия за поверителност са в сила за сегашни и бивши служители, работници, изпълнители и доставчици на услуги. Тези условия не формират част от договор за наемане и договор за извършване на услуги и могат да претърпят промяна по всяко време.)

The Company is committed to protecting the privacy and security of your personal information.
(Компанията има за цел да защити неприкосновеността и сигурността на Вашите данни.)

The Company is committed to being clear and transparent about how it collects and uses that data and to meeting its data protection obligations.
(Компанията има за цел да предостави прозрачност относно това как се събира и обработва информацията и да изпълни всички задължения по управлението на информацията.)

The Company will comply with data protection law. This means that the personal information we hold about you must be
(Компанията ще се съобрази със закона за защита на личните данни. Това означава, че лична информацията, която запазваме за Вас трябва да):

• Used lawfully, fairly and in a transparent way;
• Collected only for valid purposes that we have explained to you clearly and not used in any way that is incompatible with these purposes;
• Relevant to the purposes we have told you about and limited to those purposes only;
• Accurate and kept up to date;
• Kept only for such time as is necessary for the purposes we have told you about; and
• Kept securely.

(• Бъде използвана според закона, честно и по прозрачен начин;
• Бъде събирана само за основателни цели, които сме обяснили ясно и да не бъде използвана по начини, които не са съвместими с тези цели;
• Бъде съобразена с целите, за които сме Ви информирали и ползвана единствено за тези цели;
• Бъде вярна и актуална;
• Бъде запазена за цели и време, съобразени с целите, за които сме Ви информирали; и
• Бъде защитена)

The Company collects and processes a range of personal information (personal data) about you. Personal data means any information about an individual from which the person can be identified.
(Компанията събира и обработва определен обем Ваша лична информация (лични данни). Лични данни означава всяка информация, свързана с определена личност, с помощта на която човекът може да бъде идентифициран.)

This includes, but is not limited to
(Това включва, но не се ограничава до):

• Personal contact details, such as your name, title, address and contact details, including email address and telephone number;
• date of birth;
• gender;
• the terms and conditions of your employment;
• details of your qualifications, skills, experience and employment history, including start and end dates, with previous employers and with the Company;
• information about your remuneration, including entitlement to benefits such as pensions;
• details of your bank account, tax status and national insurance number;
• information about your marital status, next of kin, dependents and emergency contacts;
• information about your nationality and entitlement to work in the UK;
• copy of passport
• copy of driving licence;
• details of periods of leave taken by you, including holiday, sickness absence, family leave (and sabbaticals), and the reasons for the leave;
• details of any disciplinary or grievance procedures in which you have been involved, including any warnings issued to you and related correspondence;
• assessments of your performance, including appraisals, training you have participated in, performance improvement plans and related correspondence;
• CCTV footage and other information obtained through electronic means e.g. swipe card records.
• Telephone recordings

(• Данни за контакт, като например име, адрес и други детайли, като имейл адрес и телефонен номер;
• Дата на раждане;
• Пол;
• Правила и условия за наемане;
• Данни относно Вашата квалификация, умения, опит и история с предишни работодатели, включително начало и край на работа по отношение на предишни работодатели и Компанията;
• Информация относно заплащане, включително право на бонус и пенсия;
• Данни за Вашата банкова сметка, данъчен статус и национален осигурителен номер;
• Информация относно Вашия семеен статус, близки родственици и контакти за извънредни ситуации;
• Информация относно Вашата националност и право да работите във Великобритания;
• Копие на паспорт;
• Копие на шофьорска книжка;
• Данни за периоди на отсъствие, включително отпуски, болнични, отсъствие по семейни причини, неплатени отпуски, както и причини за отсъствието;
• Данни за дисциплинарни процедури и възражения, в които сте били участник, включително официални предупреждения с прилежаща документация;
• Оценки на Вашата работа, в това число похвали, сертификати за тренинги, в които сте участвали, препоръки за работа с прилежаща документация;
• Записи от камери и други данни, събрани чрез електронен носител, например от магнитни карти;
• Телефонни записи)

We may also collect, store and use the following special categories of more sensitive personal information
(Ние може да събираме, съхраняваме и ползваме информация, спадаща към следните специални категории):

• information about medical or health conditions, including whether or not you have a disability for which the Company needs to make reasonable adjustments;
• details of trade union membership;
• information about your criminal record; and
• equal opportunities monitoring information, including information about your ethnic origin, sexual orientation, health and religion or belief.

(• Медицинска информация и данни за здравословно състояние, в това число и дали имате някаква степен на инвалидност, по отношение на която Компанията трябва да направи съответни промени;
• Данни относно членство в търговски сдружения;
• Информация относно Ваше досие; и
• Информация, свързана с равноправие, включително такава за Вашата етническа принадлежност, сексуална ориентация, здравословно състояние, религия и вяра.)

The Company collects this information in a variety of ways. For example, data is collected through the application and recruitment process and during work-related activities throughout the period of working for us.
(Компанията събира тази информация по множество начини. Например, данни се събират чрез кандидатурата и процеса по наемане, и по време на дейност, свързана с работния процес по време на периода, в който работите за фирмата.)

In some cases, the Company collects personal data about you from third parties, such as references supplied by former employers, information from employment background check providers, information from credit reference agencies and information from criminal records checks permitted by law.
(В някои случаи, Компанията събира лични данни от трети лица, като справки от бивши работодатели, справки от бюро по труда, справки от кредитни агенция и данни за криминални досиета от проверки, разрешени със закон.)

Data is stored in a range of different places, including in your personnel file, in the Company's HR systems and in other IT systems (including the Company's email system).
(Данни се съхраняват на няколко места, в това число Ваше лично досие, в отдел Човешки ресурси на компанията и други информационни системи (включително имейл системата на Компанията).)

The Company needs to process data to enter into an employment contract with you and to meet its obligations under your employment contract.
(Компанията обработва лични данни, за да ги впише в Договор за работа и за да изпълни задълженията си по този договор.)

In addition, the Company needs to process data to ensure that we are complying with our legal obligations, for example, we are required to check an employee's entitlement to work in the UK. For certain positions, it is necessary to carry out criminal records checks to ensure that individuals are permitted to undertake a particular role.
(В допълнение, Компанията трябва да обработва данни, за да следва правните задължения, като например да провери дали даден човек има право на работа във Великобритания. За заемане на някои длъжности е необходимо да бъде направена проверка за криминално досие, за да стане сигурно, че лицето може да заеме съответната длъжност.)

In other cases, the Company has a legitimate interest in processing personal data before, during and after the end of the employment relationship.
(В други случаи, Компанията има законов интерес да обработва лични данни преди, по време и след прекратяване на работни отношения.)

Situations in which we will process your personal information are listed below, but not limited to, so that we
(Случаите, в които обработваме лични данни, са описани по-долу, но не са ограничени до тези, в които фирмата):

• make decisions about recruitment and promotion processes;
• maintain accurate and up-to-date employment records and contact details (including details of whom to contact in the event of an emergency), and records of employee contractual and statutory rights;
• check you are legally entitled to work in the UK;
• gather evidence for, and keep a record of, disciplinary and grievance processes, to ensure acceptable conduct within the workplace;
• pay you and, in the case of employees, make deductions for tax and National Insurance;
• make decisions about salary reviews and compensation;
• operate and keep a record of employee performance and related processes;
• keep records of training and development requirements;
• operate and keep a record of absence and absence management procedures, to allow effective workforce management and ensure that employees are receiving the pay or other benefits to which they are entitled;
• ascertain your fitness to work;
• operate and keep a record of other types of leave (such as maternity, paternity, adoption, parental and shared parental leave), to allow effective workforce management, to ensure that the organisation complies with duties in relation to leave entitlement, and to ensure that employees are receiving the pay or other benefits to which they are entitled;
• ensure effective general HR and business administration; • provide references on request for current or former employees;
• deal with legal disputes involving you or other employees, workers and contractors; and
• facilitate equal opportunities monitoring in the workplace.

(• взима решения, свързани с процес по наемане и повишаване в длъжност;
• поддържа точен и актуален списък с наети служители и данни за контакт (включително данни за връзка в извънреден случай) и данни за договорни и правни отношения;
• прави проверка дали имате законово право да работите във Великобритания;
• събира и пази информация за дисциплинарни процедури и оплаквания, за да гарантира спазване на нормите на работното място;
• извършва плащания, и когато се касае за наети служители, прави удръжки за данъци и осигуровки;
• прави актуализация на заплати и компенсации;
• пази досие за представяне на служителите по време на работния процес;
• пази досие за работни обучения и обучения за развитие;
• пази досие за отсъствия от работа, с оглед по-добра организация на работата и за да гарантира, че служителите получават заработената им заплата;
• се уверява за здравословното Ви състояние и възможност за работа;
• пази досие за други отсъствия (като майчинство, бащинство, осиновяване и отсъствие по семейни причини), за да осигури ефективно протичане на работата и да гарантира, че служителите получават заработената им заплата и добавки към нея;
• осигурява ефективна дейност относно управление на човешки ресурси и бизнес администрация;
• предоставя справки по искане на настоящи и минали работодатели;
• справя се с правни искания, касаещи Вас и други служители; и
• осигурява равноправие на работното място.)

If you do not prove certain information when requested, the Company may not be able to perform the contract we have entered into with you, such as paying you or providing a benefit. You may also have to provide the Company with data in order to exercise statutory rights, for example in relation to statutory leave entitlements.
(В случай че не предоставите искана информация, Компанията може да не успее да изпълни точки от договора, сключен с Вас, като изплащане на заплата. Може да се наложи да предоставите данни на Компанията, за да се възползвате от специални права.)

The Company will only use your personal information for the purpose for which it was collected unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If we need to use your personal information for an unrelated purpose, we will advise you of this and explain the legal basis which allows us to do so.
(Компанията ще използва Вашите лични данни само за целите, за които те са събрани, освен в случаи когато има основания за друга употреба и тази употреба е съвместима с оригиналната причина за събиране на информация. Ако Компанията използва данните по друга причина, то Вие ще бъдете уведомени и ще Ви бъде поискано разрешение за това.)

You should be aware that we may process your personal information without your knowledge or consent where this is required or permitted by law.
(Знайте, че Компанията може да използва Ваши данни без Ваше знание, или съгласие, когато се изисква и е разрешено по закон.)

Some special categories of personal data, such as information about health or medical conditions, is processed to carry out employment law obligations (for example, in relation to employees with disabilities and for health and safety purposes).
(Някои специални категории информация, като информация за здравни проблеми, се обработват с оглед законови съображения (например по отношение на служители със степен на инвалидност, както и с цел безопасност).)

The Company uses other special categories of personal data, such as information about ethnic origin, sexual orientation, health or religion or philosophical belief, this is done for the purposes of meaningful equal opportunities monitoring or reporting.
(Компанията използва друга информация от лични данни, като такава за етническа принадлежност, сексуална ориентация, религиозни и философски разбирания, за целите на осигуряване на равноправие на работното място.)

Data used by the Company for these purposes is anonymised or is collected with the express consent of employees, which can be withdrawn at any time. Employees are entirely free to decide whether or not to provide such data and there are no consequences of failing to do so.
(Данните, използвани от Компанията за тези цели са анонимни, или се събират със съгласието на служителите, което може да бъде оттеглено по всяко време. Служителите са свободни да решат дали да предоставят такава информация без никакви последствия от този акт.)

We do not envisage that we will hold information about criminal convictions.
(Компанията не предвижда да задържа информация за криминални досиета.)

We will only collect information about criminal convictions if it is appropriate given the nature of the role and where we are legally able to do so. We will use information about criminal convictions to determine your suitability to work for the company.
(Компанията ще събира такава информация единствено ако е подходящо с оглед заеманата позиция на служителя, и само ако това е законово позволено. Тази информация ще се използва за да се определи дали служителят е подходящ за работа с Компанията.)

Our employment decisions are not based solely on automated decision-making.
(Решенията на Компанията относно процес по наемане на служители не се базират единствено на система за автоматизирано взимане на решения.)

The Company will only hold your personal data for as long as is necessary to fulfil the purposes we collected it for, including any legal, accounting or reporting requirements.
(Компанията пази лични данни за колкото време е необходимо, до реализиране на целите, с които са събрани тези данни, в това число законови, счетоводни или отчетни дейности.)

The periods for which your data is held after the end of employment is 6 years or as long as is required by law
(Периодът на запазване на данните след напускане на Компанията е 6 години, или колкото дълго се изисква по закон.)

Your information will be shared internally, including, but not limited to members of the HR team (including payroll), Operations Team and Schedulers, Directors, Sales Staff, and Customer Service representatives.
(Вашата информация ще бъде използвана за вътрешни цели, в това число споделена, но не ексклузивно с членове на отдел Човешки Ресурси, оперативен отдел за изготвяне на работен график, мениджъри, отдел по продажби и обслужване на клиенти.)

The Company shares your data with third parties where required by law, where it is necessary in order to administer the working relationship with you or where we have another legitimate interest in doing so.
(Компанията споделя данните с трети лица само когато това се изисква по закон, с оглед създаване и поддържане на работните отношения с Вас.)

The following services are carried out by third party service providers: payroll, pension administration, Inland Revenue.
(Следните услуги се извършват от трети участници: изчисляване на заплата, администрация на удръжки за пенсия, държавни данъчни служби.)

The Company may also share your data with other third parties, for example, in the context of a sale of some or all of its business. In those circumstances the data will be subject to confidentiality arrangements.
(Компанията може да споделя Ваши данни с трети лица, например в случай на продажба на част, или на цялостната дейност на фирмата. При този случай, информацията ще бъде обект на преговори за конфиденциалност.)

The Company will not transfer your data to countries outside the European Economic Area.
(Компанията няма да изнася данни извън страни-членки на Европейската Икономическа Общност.)

The Company takes the security of your data seriously. The Company has internal policies and controls in place to prevent your data being lost, accidentally destroyed, misused or disclosed, and is not accessed except by its employees in the performance of their duties. Details of these measures are available on request
(Компанията взима сериозни мерки по опазване на личните данни. Компанията има вътрешни политики и механизми за контрол, които предотвратяват изтичане, унищожаване, злоупотреба и достъп на трети лица до лични данни. Същността на тези практики може да бъде разкрита при запитване.)

When the Company engages third parties to process personal data on its behalf, they do so on the basis of written instructions, are under a duty of confidentiality and are obliged to implement appropriate technical and organisational measures to ensure the security of data. Details of these measures are available from the CEO.
(Когато Компанията използва трети лица за обработка на лични данни от нейно име, те извършват тази дейност на база писмени инструкции, под задължение за конфиденциалност, и са принудени да прилагат технически и организационни мерки за запазване сигурността на данните. Информация за тези мерки може да се получи от изпълнителния директор на компанията.)

It is important that the personal information we hold about you is accurate and current. Please be sure to keep us informed if your personal information changes during your time working with us.
(Важно е Компанията да разполага с актуална и точна информация за Вас. Уведомете Компанията в случай на промяна във Вашата лична информация, ако настъпи такава по време на работата Ви с фирмата.)

As a data subject, you have a number of rights. You can
(Като служител, Вие имате някои права. Можете):

• access and obtain a copy of your data on request (known as a “data subject access request”);
• require the Company to change incorrect or incomplete data;
• request erasure of your personal information. This enables you to ask the Company to delete or stop processing your data, for example where the data is no longer necessary for the purposes of processing;
• object to the processing of your data where the Company is relying on its legitimate interests as the legal ground for processing; and
• ask the Company to suspend the processing of your personal data for a period of time if data is inaccurate or there is a dispute about its accuracy or the reason for processing it.

(• Да искате достъп до и издаване на копие от наличната за Вас информация при поискване (познато като ‚Искане за достъп до информация‘);
• Да изисквате Компанията да промени неправилна и непълна информация;
• Да поискате изтриване на Вашата лична информация. Това Ви позволява да поискате от Компанията да изтрие и да спре да използва Вашите данни, например когато данните вече не са необходими;
• Да възразите срещу използване на Вашите данни, въпреки предоставянето им по закон; и
• Да поискате от Компанията да прекрати обработката на Вашите данни за период от време, в случай че данните са неверни, или има обжалване относно истинността на данните и причината за обработката им.)

If you would like to exercise any of these rights, or you have any questions about the privacy notice, please contact the CEO of the company.
(Ако желаете да упражните някое от тези права, или имате въпроси относно условията по събиране и използване на информацията, може да се свържете с изпълнителния директор на Компанията.)

If you believe that the Company has not complied with your data protection rights, you have the right to make a complaint to the Information Commissioner’s Office.
(Ако считате, че Компанията не се е съобразила с Вашите права по опазване на личните данни, може да подадете жалба до институцията Information Commissioner’s Office.)